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4 Dicas para otimizar despesas e investir em economia


O contexto econômico nacional e global sempre irá impactar o mundo dos negócios, independente do porte da empresa, seja pequena, média ou multinacionais. Não há como o empresário de desvencilhar de fatores como esse e, por isso mesmo, é imprescindível traçar um planejamento financeiro e despesas corporativas da empresa, a fim de mitigar riscos e agir de forma preditiva, segundo as demandas do presente e potenciais oportunidades, bem como situações de alta complexidade do futuro.


Para conduzir este processo da forma mais assertiva, iremos compartilhar aqui 4 dicas fundamentais para o planejamento de 2023 para as PMEs, indicadas pelo diretor-geral da Flash Expense, unidade de negócio de despesas corporativas da Flash, Guillermo Gomez.


1 – Definição de despesas corporativas fixas x variáveis

O primeiro passo é alinhar as despesas corporativas ao modelo de trabalho aplicado atualmente na empresa: presencial, home office ou híbrido. Outras questões que devem guiar essa definição estão diretamente ligadas ao relacionamento com clientes, como viagens para visitas a consumidores e fábricas, almoços presenciais, quilometragem usada pelos colaboradores, etc. É essencial entender, a priori, se são atividades que acontecem com uma frequência pré-determinada ou se são apenas pontuais, sendo solicitadas eventualmente para algum evento específico. As empresas, também, precisam estipular valores para as despesas corporativas fixas a fim de limitar os gastos e prever despesas variáveis à medida que têm mapeado eventos e sazonalidades em que haverá a necessidade de uma viagem, por exemplo.


2 – Declaração dos reembolsos no Imposto de Renda

Uma outra dica que pode impactar no valor do Imposto de Renda é a declaração dos reembolsos feitos pela empresa aos colaboradores. Quando se trata da restituição de gastos, os órgãos fiscais têm entendimentos que variam de acordo com o regime tributário sob o qual a empresa está, como: Empresas de Lucro Presumido; Empresas sob o Lucro Real; ou Simples Nacional.

Impostos só incidem no ressarcimento quando a organização arcar com gastos que não são originalmente dela ou são da contratante. É importante que, desde desde o início do ano, esteja inserido no planejamento a compilação de documentos comprobatórios dos reembolsos, a exemplo de recibos e notas fiscais.


3 – Investimento em tecnologia para reduzir erros e aumentar a eficiência

A transformação digital é um processo essencial dentro das empresas e, muitas delas, já aderiram às ferramentas tecnológicas em diversos âmbitos. Segundo estudo da Microsoft realizado com três mil pequenas e médias empresas (MPEs) em 10 regiões diferentes do mundo, mais de dois terços das PMEs planejam aumentar seus investimentos em Tecnologia da Informação (TI) ao longo de 2023. E esses investimentos serão feitos, principalmente, em aumento da eficiência operacional (33%), melhoria do marketing e vendas (32%) e melhoria em retenção de clientes (31%). O estudo também mostrou que pelo menos 70% das PMEs dizem considerar o crescimento do negócio como principal motivação para investir em tecnologia.

A tecnologia pode permear todas as áreas das companhias, a fim de otimizar os fluxos, reduzir a margem de erros e, consequentemente, gerar uma economia maior.


4 – Estabelecimento de metas periódicas

É fundamental que haja o estabelecimento de goals mensais, trimestrais ou semestrais, contemplando o contexto socioeconômico e comportamental, bem como movimentos que estejam ocorrendo no setor do negócio.

As metas precisam ser ajustadas conforme é consolidada a convencional análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, em tradução para o português), pois, as informações coletadas durante esta etapa serão decisivas para guiar os objetivos do negócio a curto, médio e longo prazo.

A empresa precisa estar conectada ao pulso de mercado, entendendo também os passos dos seus concorrentes e o timing para considerar novos investimentos. Ela deve prever possíveis momentos de maior criticidade para colocar o pé no freio no que diz respeito a despesas e até mesmo remanejar o planejamento, que é vivo e deve ser revisitado periodicamente.

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